Como vendedores devem pensar ao escrever e-mails

O mundo das vendas está passando por uma transformação maciça com todos os novos avanços na tecnologia de vendas, mas uma coisa que permaneceu consistente nas últimas décadas é o uso de email.

Antes da existência do e-mail, as pessoas escreviam cartas. Enquanto o e-mail decolava as pessoas continuavam escrevendo eles da mesma forma que escreviam cartas. As cartas estão em forte declínio no mundo dos negócios e até no mundo pessoal há um bom tempo. A única vez que coloco algo em um envelope é quando preciso enviar um cheque. Mesmo assim, estou silenciosamente balançando a cabeça para o destinatário que está claramente atrasado, exigindo que eu o envie um cheque, em vez de poder pagá-los instantaneamente on-line pelo smartphone.

Mas por que ainda estamos escrevendo e-mails como se estivéssemos enviando cartas? Não conheço você, mas um dos mantras mais comuns que já ouvi como vendedor de outros vendedores é: “torne os e-mails curtos e concisos para que alguém possa lê-los com o movimento do polegar no smartphone”. Ok, isso soa como uma mensagem de texto, certo? Então nossos e-mails não deveriam começar a tomar a forma de textos e não de cartas?

Mudando de “Cartas” para “Textos”

Por que ainda estamos assinando emails em uma discussão de email? Não adianta dizer “Atenciosamente”, “Felicidades”, “Obrigado” etc. no final de um email em uma discussão de email. O único momento em que não é inútil é quando você está especificamente exigindo ou pedindo algo ou pretendendo encerrar a conversa. “Avise-me” e “Entre em contato” também são desnecessários porque um bom email implica que uma resposta é necessária. Quanto mais fácil você puder fazer a transição de uma conversa por e-mail de um sentimento de “carta” para um sentimento de “texto”, melhor poderá criar um relacionamento.

Sempre use o “oi e tchau” em um e-mail para alguém com quem você nunca falou antes. Depois de alguns e-mails com a mesma pessoa, não é mais necessário dizer Olá {name} tudo bem?

Saber quem são

As redes sociais como o Twitter são uma ótima maneira de descobrir como alguém gosta de interagir com outras pessoas. Veja o que eles estão falando e como eles gostam de falar sobre isso, e então crie um relacionamento com eles através disso.

Por exemplo, se alguém parecer rígido e “antiquado”, convém manter os e-mails estilo carta até aquecê-los. Se alguém está falando como um “colega” sobre aquisições ou esportes de startups, você pode abordar de maneira mais casual.

Quanto mais você descobrir sobre eles, mais fácil será motivá-los e mais equipado estará para interagir com eles e lembrá-los de um local de confiança. A venda social não é apenas sobre contexto ou Por que você, por que você agora, o que é ótimo e incrivelmente útil, mas também é entender como eles gostam de interagir com outras pessoas. Isso ajudará você a entender quem eles são para o mundo e como eles se expressam. É assim que você leva as coisas para o próximo nível.

Sugestões sociais e quando não há problema em usar essa carinha sorridente

Como você sabe quando é bom começar a usar esse ponto de exclamação ou o rosto sorridente? Alguns diriam que nunca é bom, mas acho que é uma maneira datada de pensar, porque estamos movendo esses e-mails para um formato de “texto, não para “cartas”. Quase sempre gosto de fazer com que a outra pessoa seja a primeira a usar um ponto de exclamação ou uma carinha sorridente. Você nunca iria querer parecer amador ou menos profissional por causa de um gafe como essa.

No entanto, se você tem a mão dominante, pode escrever como quiser. Se Richard Branson responder ao seu e-mail, ele poderá responder 😉 o dia todo. O espelhamento por e-mail é uma ótima maneira de continuar criando relacionamento. Apenas certifique-se de conhecer sua posição e, se você é o mais baixo na classificação, deixe-os fazer o primeiro movimento. A única vez que eu quebro essa regra é se preciso mudar a atitude da conversa e, mesmo assim, é raro.

Um exemplo disso seria quando alguém faz uma grande pergunta e não há como agradecer. A julgar pelo tom da pergunta, posso dizer se é algo mirabolante e sabemos que não podemos fazer isso acontecer, ou se eles realmente pensam que é uma pergunta razoável. Se eu sei que é o primeiro, posso responder com algo como “por mais que eu adorasse fornecer todo esse valor para você, simplesmente não conseguiríamos fazer isso acontecer, porque isso interferiria no XYZ e no nenhum de nós se beneficiaria disso 🙂 “(use um bode expiatório, nunca se culpe, mas nunca desvie para alguém, apenas para algo maior que as duas entidades ou algo intangível).

Usar o ponto de exclamação com muita frequência ou rapidez também pode ser visto como ansiedade ou supervalorização, dando à pessoa do outro lado a ideia de que eles estão prestando um serviço para você, conversando ou concedendo-lhe. É por isso que você quer ter cuidado com sua posição. Se, de alguma forma, você puder ser visto como igual ou inferior pela outra pessoa, não use a exclamação primeiro, a menos que precise inverter a conversa.

Resumindo

  • As vendas estão evoluindo para um mundo mobile-first. O e-mail não deve evoluir com ele?
  • Comece a formar e-mails como textos, não cartas. Mas use português adequado e não fale como um garoto de 13 anos em um chat.
  • Use redes sociais para ajudar a entender como seus destinatários de email interagem com outras pessoas.
  • Esteja ciente das palavras e dos emails que você está enviando e de como eles podem ajudá-lo a criar um relacionamento.
  • Use espelhamento em emails. À medida que ficam mais casuais você também pode escreve-los assim. Respeite as regras de exclamação e de rosto sorridente.

Não estou dizendo que não devemos ter boas maneiras. Devemos sempre ser respeitosos e dizer olá e adeus quando for a hora certa. O que quero dizer é: por que dizê-lo constantemente no meio de uma conversa? Deixe seus tópicos de email fluírem e criar calor em torno de sua conversa e dos participantes.

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