Vantagens de produzir e manter documentos online

Na área administrativa não é diferente, pois alguns recursos técnicos simplificam a preparação, utilização e gestão de documentos. Os benefícios dos documentos online são um exemplo importante dessas melhorias inovadoras.

A era digital já é uma realidade da qual ninguém pode escapar. E, ao mesmo tempo em que trouxe mudanças que todos precisam absorver, também produziu muitas facilidades em diversas áreas da sociedade.

Quer saber mais sobre esse tipo de registro de informações? Neste artigo, abordaremos o cenário de conversão de documentos físicos para documentos online e mostraremos também as principais vantagens de manter esses documentos em nuvem. Leia e confira agora!

A transformação de documentos físicos em online

A digitalização de processos é uma das tendências mais influentes e em expansão na sociedade contemporânea. Muito do que as pessoas fazem em seu dia a dia em casa, profissional, educacional, empresarial, recreativo e muito mais pode ser realizado por meio do uso de ferramentas digitais – geralmente acessíveis e fáceis de manusear.

Este novo ambiente está mudando a forma como documentos de todos os tipos são criados, usados ​​e armazenados online. A digitalização de documentos tornou-se uma realidade dada a proliferação de recursos tecnológicos como smartphones, tablets e laptops, e o desenvolvimento de sistemas informatizados de alta segurança.

Para se ter uma ideia, contratos online, faturas eletrônicas e documentos online correspondem a apenas alguns dos tipos de documentos que muitas vezes são elaborados e divulgados em ambiente virtual. Os formatos documentais que utilizam a inteligência artificial são diversos e, num futuro próximo, não só deverão ser alcançadas todas as formas possíveis de registo, como deverá tornar-se obrigatória.

No campo das atividades profissionais, a área médica já conta com recursos de CRM digital, por meio da tecnologias, virtualizando as carteiras médicas emitidas pelos conselhos médicos regionais. 

Dentro da lei, está disponível a Carteira Digital OAB, um documento eletrônico, operado por meio de um aplicativo para smartphone, que coleta todos os dados sobre os dados dos advogados que existem nos registros físicos.

Benefícios dos documentos online armazenados em nuvem

Bom, você já viu que os documentos online têm feito sucesso em todas as áreas. Mas e no mundo corporativo? Saiba que é tão importante quanto. Hoje todos os documentos online são criados e armazenados em nuvem.

Se o armazenamento seguro de dados, fotos e vídeos é um problema na vida de um indivíduo, é ainda mais sensível para as empresas. O volume de dados cumulativos gerados pelas próprias empresas, clientes e fornecedores está aumentando e, ao mesmo tempo, está se tornando mais estratégico para os negócios.

Os principais desafios que os gerentes e suas equipes de TI enfrentam hoje são:

● Garantir o armazenamento seguro dos dados;

● Proteja seu sistema contra perda de arquivos e ataques cibernéticos;

● Modernize sua infraestrutura para torná-la mais flexível e escalável.

O advento das ferramentas em nuvem resolveu a maioria dos problemas de informação, ao mesmo tempo em que otimiza tempo e recursos. Aqui estão as 5 principais vantagens dos sistemas de computação em nuvem corporativos:

1. Mais Segurança

Os ataques cibernéticos e as violações de dados são uma ameaça aos negócios de qualquer empresa. Se isso acontecer com frequência, seu produto ou serviço pode perder qualidade e a satisfação do cliente pode cair junto com sua receita.

Os provedores de armazenamento em nuvem oferecem recursos avançados para garantir que os dados sejam armazenados e processados ​​com segurança, seguindo padrões rígidos baseados nas melhores práticas do setor.

● Proteções básicas: autenticação, controle de acesso e criptografia.

● Proteções personalizáveis: controle de usuários, autenticação multifator e chaves de criptografia.

Além disso, os servidores, sistemas operacionais e data centers do provedor são distribuídos geograficamente, garantindo que suas informações estejam disponíveis quando você precisar delas.

2. Maior flexibilidade

Um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas que armazenam arquivos localmente tem a ver com o acesso e compartilhamento de documentos.

Em organizações que usam sistemas locais com servidores locais, é fácil se deparar com perda e confusão nos arquivos usados, pois comentários, adições e, às vezes, novas versões são adicionadas a cada e-mail. Isso facilita o encaminhamento de versões erradas de documentos aos clientes.

A computação em nuvem remove a restrição de ter que usar os computadores da empresa para acessar as informações. Contanto que você tenha uma conexão com a internet, você pode usar seu smartphone ou tablet a qualquer hora, em qualquer lugar. Dessa forma, funcionários em outras cidades ou em trânsito podem se manter atualizados.

3. Você ganha escalabilidade

Outra vantagem importante da nuvem é sua infraestrutura flexível, que facilita a escalabilidade da capacidade de armazenamento.

Enquanto um servidor local exige um investimento significativo em infraestrutura para expandir seu espaço, os sistemas em nuvem possuem um disco rígido remoto que pode ser expandido de acordo com as necessidades da sua organização. Dessa forma, a capacidade pode ser adicionada sem investir em infraestrutura física.

Essa vantagem é fundamental para empresas com demanda crescente ou flutuante e verdadeira diferenciação em relação aos concorrentes. Além disso, minimiza o risco de problemas internos de operação e manutenção, bem como o tempo e o esforço da equipe de TI.

4. Equipe mais colaborativa

A nuvem permite não apenas acesso remoto aos arquivos, mas também edição e colaboração simultâneas.

Colaboradores em diferentes dispositivos e locais podem colaborar no mesmo documento em tempo real. Esse recurso potencializa a colaboração e a troca de ideias de projetos de forma flexível e prática ao incluir comentários em trechos específicos de arquivos, além de chat interno por meio das ferramentas como Workplace da Zoho.

Você também pode atribuir tarefas específicas aos membros da equipe para simplificar o desenvolvimento do projeto. Embora seja necessária uma conexão com a Internet para acessar os documentos online, após abri-lo, você poderá editá-lo normalmente sem rede. Quando retornar, todas as informações e alterações feitas serão sincronizadas automaticamente.

5. Recuperação de dados

Os documentos online armazenados na nuvem e todas as alterações feitas são salvas automaticamente. O sistema cadastra o responsável pela alteração, para que as informações que possam ter sido apagadas possam ser recuperadas mesmo após um longo período de tempo.

Se um dispositivo como seu laptop ou computador for danificado acidentalmente, seus dados ainda estarão disponíveis. A nuvem fornece recuperação rápida de informações para todos os tipos de emergências, como desastres naturais e falta de energia.

Embora sua equipe trabalhe duro para garantir que os dados armazenados localmente estejam protegidos, isso pode ser inútil e caro. Com a nuvem, você pode garantir a disponibilidade independentemente do seu dispositivo.

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