Zoho Mail para Cliente de Email

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O questionamento mais comum ao primeiro contato com o ZohoMail é  compreender se ele funciona como cliente de e-mail (Ex.: Outlook, Thunderbid, etc) ou como um provedor de e-mail (Ex.: Gmail, Hotmail, etc). A resposta correta é sim para ambos, ele é um cliente e também um provedor de e-mail.

Antes de qualquer coisa, precisamos esclarecer alguns conceitos e termos:

– Domínio: Nome utilizado para endereços publicados na internet  (www.suaempresacom). Os domínios .com.br podem ser comprados na
REGISTRO.BR, “Núcleo de Informação e Coordenação do Ponto BR” utilizando CPF ou CNPJ. Não existe um órgão regulamento para venda no Brasil de domínios .com, por isso, é possível comprar em diversos provedores diferentes. Mais informações em https://pt.wikipedia.org/wiki/Domínio

– DNS: Serviço utilizado para configurar o domínio adquirido, por exemplo: www.suaempresacom. No DNS você informará seu provedor de e-mail e onde seu site está hospedado. Mais informações em https://pt.wikipedia.org/wiki/DNS

– Registro MX: É um tipo de registro criado dentro do DNS. Dessa forma, todos os e-mails enviados para a sua empresa (@suaempresa.com.br) podem ser entregues para seu provedor de e-mail. No caso do ZohoMail, o Registro MX será: mx.zohomail.com e mx2.zohomail.com. Mais informações em https://pt.wikipedia.org/wiki/Mx_record

– Registro CNAME: É um tipo de serviço criado para atender diversas situações.
No caso do ZohoMail, ele é utilizado para verificar a propriedade do domínio. Ou seja, garantir que você tem total controle sobre aquele registro. O ZohoMail cria um número de controle para sua empresa, exemplo: 54321. Nesse caso, o registro CNAME ficaria assim 54321.suaempresa.com.br <CNAME> domain.zoho.com. Mais informações em https://support.google.com/a/answer/112037?hl=pt-BR

POP: É uma entrada de um servidor de e-mail. Um endereço POP é utilizado para buscar as mensagens que estão armazenadas no servidor. Exemplo: para você receber e-mail em seu celular, você precisa inserir o endereço de pop do seu servidor de e-mail, no caso do Zoho será: Servidor de Entrada: pop.zoho.com, Porta: 995, SSL.

– SMTP: É uma saída de um servidor de e-mail, Um endereço SMTP é utilizado para enviar e-mails. Exemplo: para você enviar e-mail em seu celular, você precisa inserir o endereço de SMTP do seu servidor de e-mail, no caso do Zoho
será: Servidor de Saída: smtp.zoho.com, Porta: 465, SSL

Cliente de email

Como cliente de e-mail não é necessário ter uma licença do ZohoMail, basta ter uma conta free. Para realizar as configurações de entrada e saída de e-mail você precisará ter em mãos os endereços de POP e SMTP do seu provedor de e-mail
atual. Como exemplo, vamos ver o do Gmail:

Servidor de recebimento de e-mails (POP3) – requer SSL: pop.gmail.comUsar SSL: simPorta: 995
Servidor de e-mails enviados (SMTP) – requer TLS ou SSL: smtp.gmail.comUsar autenticação: simPorta para TLS/STARTTLS: 587Porta para SSL: 465

O ZohoMail pode ser utilizado também como provedor de e-mail, ou seja, substituindo provedores de e-mail como, Gmail, Yahoo, Uol, Terra, etc. Nesse momento a decisão entre comprar ou não, será baseada na sua necessidade, quantidade de usuários, tamanhos das contas (5gb, 10gb, 15gb, etc ) e também se sua empresa utiliza mais de um domínio (www.suaempresa.com; www.suaempresa.com.br; www.suaempresa.org.br). Assim como todas as ferramentas, o ZohoMail tem seus benefícios, mas o maior de todos, é a integração perfeita com as outras ferramentas da Zoho, principalmente quando o assunto é o relacionamento com o cliente. A utilização do ZohoMail integrado com o ZohoCrm é extremamente eficiente na colaboração entre empresa e clientes, tornando o contato com o consumidor rastreável e colaborativo para todos os que utilizam o sistema.

Utilizando Alias / Aprelidos na conta de e-mail

O Alias é conhecido como um apelido, no caso de uma conta de e-mail (pedro@empresa.com) onde sua capacidade é de 5gb. É possível se ter inúmeros apelidos/alias para essa conta, como por exemplo:

pedrodias@empresa.com
dias@empresa.com

Também poderá ser adicionado apelidos/alias de diferentes domínios, se o mesmo for confirmado pelo DNS, como falamos anteriormente:

pedro@empresa.com.br
pedrodias@empresa.com.br
dias@empresa.com.br

O recurso do alias pode trazer economia para você e mais controle, pois com uma única conta de e-mail (data storage) você poderá receber e-mails para quantos apelidos/alias tiver. Apenas lembrando que o recurso de alias é muito válido para
entrada de e-mails. Para utiliza-lo também no envio de e-mail poderá ficar um pouco confuso, pois sempre será necessário alterar o remetente.

Criação de usuários e contas de e-mail

Feita essa verificação de domínio e os devidos apontamentos no DNS, o próximo passo será adicionar os usuários da sua empresa. Cada usuário deverá ser convidado a participar do seu grupo corporativo e na sequência você poderá criar caixas de e-mail (data storage) de acordo com a necessidade de cada usuário (5gb, 10gb, 15gb).

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Migração de e-mails

Quando uma empresa decidir utilizar o ZohoMail, como provedor de e-mail, é muito comum surgir a necessidade de migração dos e-mails antigos. Nesse quesito, o ZohoMail é muito prático e ágil, pois com uma única configuração você pode migrar até 10 caixas por vez. A configuração é bem simples, basta colocar o endereço de POP/IMAP do servidor antigo (origem), e definir e-mails de destinos (Novos E-mails do ZohoMail). Feito isso, você pode definir a prioridade entre os 10 e-mails e o resto fica por conta do ZohoMail.Uma conta de e-mail que possui 5gb de e-mails pode ser migrada em apenas 15 minutos. Essa velocidade é devida a alta performance da Cloud Zoho, e também por ser geograficamente balanceada de acordo com sua localidade. No caso do Brasil, o servidor fica em São Paulo.

Criação de usuários e contas de e-mail

Feita essa verificação de domínio e os devidos apontamentos no DNS, o próximo passo será adicionar os usuários da sua empresa. Cada usuário deverá ser convidado a participar do seu grupo corporativo e na sequência você poderá criar caixas de e-mail (data storage) de acordo com a necessidade de cada usuário (5gb, 10gb, 15gb).

Migração de e-mails

Quando uma empresa decidir utilizar o ZohoMail, como provedor de e-mail, é muito comum surgir a necessidade de migração dos e-mails antigos. Nesse quesito, o ZohoMail é muito prático e ágil, pois com uma única configuração você pode migrar até 10 caixas por vez.
A configuração é bem simples, basta colocar o endereço de POP/IMAP do servidor antigo (origem), e definir e-mails de destinos (Novos E-mails do ZohoMail). Feito isso, você pode definir a prioridade entre os 10 e-mails e o resto fica por conta do ZohoMail. Uma conta de e-mail que possui 5gb de e-mails pode ser migrada em apenas 15 minutos. Essa velocidade é devida a alta performance da Cloud Zoho, e também por ser geograficamente balanceada de acordo com sua localidade. No caso do Brasil, o servidor fica em São Paulo.

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